社内ポータルサイトの作り方｜SharePoint・Googleサイト・ノーコードDBの手順と比較

社内ポータルサイトの作り方は、①目的と載せる情報を決める→②カテゴリと検索軸を設計する→③ツールを選ぶ→④デザインを決める→⑤コンテンツを登録する→⑥公開して更新担当を決める、の6ステップです。Microsoft 365を使っているならSharePoint、Google WorkspaceならGoogle サイトで自作するのが始めやすく、規定・FAQ・実績のような一覧データは、既存のシートを検索ページにするノーコードDBで補えます。

社内ポータルサイトの作り方とは、お知らせ・規定・マニュアル・FAQ・各システムへのリンクを1か所に集約した社内向けWebサイトを、目的設定から情報設計・ツール選定・構築・公開・運用設計まで順に進めて完成させる手順のことです。

本記事では、作り方の4パターンと共通の6ステップ、SharePoint・Google サイト・ノーコードDBそれぞれの具体的な手順、失敗しないための注意点を解説します。ぜひ自社で社内ポータルを立ち上げる際の参考にしてください。

社内ポータルサイトとは？作る前に決める目的と載せる情報

社内ポータルサイトは社員が仕事に必要な情報へたどり着く入口になる社内向けのWebサイトです。グループウェアとの違いや必要な機能の考え方は社内ポータルサイトの基本を解説した記事に譲り、ここでは作る前に決める3つのことに絞ります。

最初に決めるのはポータルを作る目的です。「総務への同じ問い合わせを減らしたい」「改定のたびに規定ファイルの版が分かれるのを止めたい」「新人が先輩に聞かなくても手続きを調べられるようにしたい」のように、困りごとの言葉で書き出してください。

次に、載せる情報を棚卸しします。お知らせ・社内システムへのリンク集・就業規則や各種規定・業務マニュアル・よくある質問・過去の実績一覧・部署ごとの担当者一覧などを、今どこにあるかも含めて表に書き出してください。

最後に対象者を決めます。全社員なのか特定の拠点なのか、協力会社のスタッフにも見せるのかで、選ぶツールと権限の設計が変わるからです。

社内ポータルに必要な機能と、構築するメリット

社内ポータルに載せる機能は、おおむね次の5つに分けられます。

• お知らせ・社内報を配信する
• 社内システムや申請画面へのリンク集
• 文書・規定・FAQを検索できる
• スケジュールやワークフローとの連携
• 部署ごとの問い合わせ先を示す

構築するメリットとしてよく挙げられるのは、業務の効率化・情報伝達の迅速化・ペーパーレス化・属人化の解消の4つです。

社内ポータルサイトの作り方は4パターン：ツールで自作・パッケージ・スクラッチ・外注

作り方は大きく4パターンに分かれます。費用は製品や見積もり次第で幅があるため、表では手間とスキルの目安だけを比べています。

迷ったときは次の3点に当てはまるかどうかで絞り込めます。

• 1. Microsoft 365やGoogle Workspaceをすでに契約済み
• 2. 公開後の更新を担う担当者を社内に置ける
• 3. 既存ツールにない独自の機能が必要になる

1と2に当てはまるならまずツールでの自作から始めるのが現実的で、3が当てはまるならパッケージ・スクラッチ開発・外注のどれが合うかを検討します。

外注する場合も、目的・載せる情報・公開後の更新体制は自社で先に決めておきましょう。取引先や一般の利用者に向けた社外向けポータルを作る場合の進め方は、ポータルサイトの作り方の記事で解説しています。

社内ポータルサイトを作る共通手順6ステップ

• 1. 目的設定・要件定義：誰の、どの困りごとを解決するかを決める
• 2. 情報設計：カテゴリと検索軸を決める
• 3. ツール選定：既存契約・更新担当のスキルから選ぶ
• 4. デザイン設計：トップ画面の配置と色・文字を決める
• 5. コンテンツ登録：棚卸しした情報をページやシートに登録
• 6. 公開・運用設計：更新担当と頻度、古い情報の扱いを決める

一般的な解説では「目的設定→デザイン→構築→コンテンツ登録」の4〜5ステップで説明されることが多いものの、本記事では②の情報設計と⑥の運用設計を独立させました。公開後に「探しても見つからない」「情報が古いまま」と言われるポータルの多くは、この2つを飛ばしているからです。

ステップ②：カテゴリと検索軸を設計する（使われるポータルの分かれ目）

カテゴリは部署別よりも「やりたいこと別」に分けると探しやすくなります。社員は「人事部のページ」を探しているわけではなく、「有給休暇の申請方法」や「出張旅費の上限」を知りたいからです。「休暇・勤怠」「経費・出張」「PC・システム」「入社・異動の手続き」といった分け方なら、どの部署の情報かを知らない新人でもたどり着けます。

規定一覧、FAQ一覧、過去の実績一覧のように件数の多い一覧データは、カテゴリだけでは足りません。どの列で絞り込めるようにするか、つまり検索軸も決めておきます。FAQ一覧なら「カテゴリ」「対象者（正社員・パート）」「関連する規定」、実績一覧なら「業種」「エリア」「年度」が検索軸の候補です。FAQ一覧そのものの作り方は、社内FAQの作り方を解説した記事も参考にしてください。

Webデータベース作成ツール「CIRCUS DB」のように、アップロードしたシートの列と行をAIが解析して検索軸（絞り込みタグ）を自動生成するツールを使う場合は、事前のデータベース設計が要りません。その場合も、「探したい軸が独立した列になっているか」だけは確認しておくと、生成される絞り込みが使いやすくなります。

ステップ⑥：公開後の運用設計（更新担当・頻度・古い情報の削除）

公開した日がいちばん情報の新しい日、というポータルは珍しくありません。お知らせは総務・規定は人事・システムのリンクは情報システム担当というように、情報ごとに更新担当と頻度を決めて運用の責任者を1人置き、掲載日や最終更新日の表示と、一定期間が過ぎた情報を見直すルールもあわせて用意しましょう。

更新が止まる原因として多いのが二重入力です。元のExcelを直したあとで、ポータルのページも同じ内容に書き換える。この手間が積み重なると、ポータル側の規定だけが改定前のまま残り、社員がポータルの情報そのものを信用しなくなっていきます。規定一覧やFAQ一覧のような一覧データは、元のシートを直せば検索ページも新しくなる構成にしておくと、更新の手間は1回で済みます。CIRCUS DBは使い慣れたExcelやGoogleシートを更新するだけで二重入力が発生しない仕組みです。

ツール別：社内ポータルサイトの作り方

画面の名称と手順は2026年10月時点のMicrosoft・Googleの公式ヘルプに沿って書いています。お使いの環境や管理者の設定によって表示が異なる場合は、公式ヘルプの最新版を確認してください。

SharePointで社内ポータルサイトを作る手順

【向く企業】Microsoft 365を契約していて、TeamsやOffice製品と組み合わせて全社向けの情報発信をしたい企業です。Microsoftの公式ヘルプでは、チームサイトは共同作業向け、コミュニケーションサイトは読者に情報を届けることが主な目的とされているため、社内ポータルにはSharePoint（シェアポイント）のコミュニケーションサイトを使います。

【手順】

• 1. サイトを作成する：Microsoft 365にサインインし、左上の「アプリ起動ツール」から「SharePoint」を開きます。左側のアプリバーで「ビルド」を選び、「構築の開始」の「サイト」カードから「コミュニケーション サイト」を選択してください。テンプレートを選んで「テンプレートを使用」を押し、「サイト名」「サイトの説明」「言語」を入力して「サイトの作成」を選べば完成です。
• 2. 外観を変更する：「設定」から「外観を変更する」を開くと、テーマ・ヘッダー・サイトロゴを変更できます。
• 3. ホームをカスタマイズする：サイト右上の「編集」で編集モードに入り、右側のツールボックスからWebパーツを追加します。閲覧者にまだ見せたくない場合は「下書きとして保存」、反映するときは「変更を再公開」を選んでください。
• 4. 他のユーザーと共有する：「設定」の「サイトのアクセス許可」から「サイトの共有」を選び、ユーザーやグループの名前を入力して、権限レベル（「読み取り」「編集」「フル コントロール」）を選び、「追加」を押せば完了です。
• 5. ニュースを投稿する：サイト上部の「+ 新規」から「ニュース投稿」を選び、内容を書いたら右上の「ニュースの投稿」で公開します。

テンプレートはニュースやイベントの発信に向く「Standard コミュニケーション」、画像で見せる「ショーケース」、何も置かれていない「空白」から選べます。社内ポータルの土台に使いやすいのは、最初からヒーロー・ニュース・イベント・ドキュメントのWebパーツが配置されているStandard コミュニケーションでしょう。

【注意点】

• 「構築の開始」の「サイト」カードがグレー表示のときは、組織でサイトの作成が無効になっている可能性があります。Microsoft 365の管理者に相談してください。
• サイトの言語は作成後に別の言語へ変更できません。
• 新しいサイトは他のサイトのアクセス許可やナビゲーションを引き継ぎません。
• サイトを共有して権限を付けられるのはサイトの所有者で、所有者以外が招待した場合は所有者が承認または拒否するアクセス要求になります。組織外のユーザーと共有できるかどうかは、組織がそのサイトに設定したアクセス許可によって決まります。

SharePointで作るメリットは、WordやExcelのファイルをドキュメントライブラリに保存したまま、ポータルのページから案内できる点です。反対に、規定やFAQのような一覧データを探しやすくするには工夫が要ります。公式ヘルプはライブラリのフォルダーを1〜2階層までにとどめ、列で分類するよう勧めているため、どの列で整理するかは作る側が先に決めなければなりません。

SharePointポータルのデザインを整えるコツ

Microsoftの公式ヘルプ「SharePoint コミュニケーション サイトを計画する」では、ホームページについていくつかの勧めが示されています。社内ポータルに当てはめると次のようになります。

• よく使うリンクはページの上部に置き、ニュースも上部に配置して頻繁に更新する
• ホームページは主要なカテゴリへ振り分ける入口として作り、サイト所有者の連絡先は下部に置く
• ホームページは最後に作ると、各ページの画像を使って見た目をそろえやすい
• 「ここをクリック」のような曖昧なリンク文言を避け、画像には代替テキストを付ける

権限の持たせ方にも勧めがあり、所有者は2名以上、編集するメンバーは少人数、閲覧者は既存の広いユーザーグループで管理すると扱いやすいとされています。デザインの考え方そのものは、社内ポータルサイトの基本を解説した記事でも紹介しています。

Google サイトで社内ポータルを自作する手順

【向く企業】Google Workspaceを使っていて、お知らせとリンク集を中心に小さく始めたい企業です。Google Workspace ラーニング センターでは、Google サイトを使うために必要なものとしてGoogle Workspace アカウントが挙げられています。料金や使える範囲はGoogle Workspaceの公式サイトで確認してください。

【手順】

• 1. テンプレートを選んでサイトを作る：パソコンでGoogle サイトを開き、上部の「新しいサイトを作成」からテンプレートを選びます。右上の「テンプレート ギャラリー」から選ぶこともできます。左上の入力欄にサイト名を入れ、Enterキーを押してください。
• 2. ページとコンテンツを増やす：右側の「ページ」で「新しいページ」から「追加」を選び、ページ名を入力して「完了」を押します。ページの中身は右側の「挿入」から追加し、Googleドライブのファイルやスプレッドシートも埋め込めます。見た目を変えたいときは、右側の「テーマ」から選んでください。
• 3. 共有範囲を設定して公開する：上部の「公開」を押してウェブアドレスを入力し、もう一度「公開」を押します。閲覧できる人を決めるには、上部の「他のユーザーと共有」を開き、「公開済みサイト」の横のプルダウンで「制限付き」か「公開」を選び、「保存」または「完了」を押してください。「制限付き」を選んだときは相手の名前かメールアドレスを入力し、「公開済みアイテムの閲覧者」を選び、「送信」を押します。

公式ヘルプには「職場や学校で Google サイトをご利用の場合は、その他のオプションが表示される場合があります」とも書かれています。職場や学校のアカウントでは選択肢が増える場合があるので、実際の画面で確かめてから公開しましょう。

【注意点】

• サイトの編集はパソコンで行い、閲覧はスマートフォンやタブレットからもできます。
• 埋め込んだファイルの共有権限が制限されていると、そのファイルへのアクセス権がある人にしか表示されません。ポータルに載せるファイルは、閲覧者に見える権限になっているかを先に確認してください。
• サブページは5階層まで作れますが、深くするほど探しにくくなります。

費用をかけずに始められるかどうかを詳しく知りたい方は、無料で使える社内ポータルの作り方をまとめた記事も参考にしてください。

ノーコードDBで規定・FAQ・実績の「探せる」ページを作る手順

SharePointやGoogle サイトはお知らせやリンク集の置き場所としては扱いやすい一方、数百件の規定やFAQを「対象者×カテゴリ」のように条件を組み合わせて絞り込む画面まで用意しようとすると、列の設計やページの作り込みを自分たちで進めることになります。この「探せる」部分だけを、ノーコードDB（プログラミングなしでデータベースを作れるツール）で補う方法があります。

CIRCUS DBの公開までの流れは3ステップです。

• 1. 規定一覧・FAQ一覧・実績一覧などのExcel／Googleシートをアップロードします。
• 2. AIが列と行を解析し、検索軸（絞り込みタグ）と検索画面のUIが自動で生成されます。
• 3. スマホ・PC両対応の検索ページを、最短即日で公開できます。

公開した検索ページへは、SharePointやGoogle サイトのポータル本体からリンクで案内する形です。

公式FAQによると、AIが既存の列・行・セル構造を自動でマッピングするため、Excelのフォーマットを変える必要は一切ありません。事前のデータベース設計もプログラミングの知識も要らず、カスタマーサクセス担当がExcelデータの整理方法から公開まで伴走する体制です。

向かない用途もあります。CIRCUS DBが扱うのは今あるシートを検索ページにする部分で、お知らせの配信や申請・承認のような業務フローはポータル本体や業務アプリ側で用意することになります。FAQが数十件ほどで内容もめったに変わらないなら、SharePointのページやGoogle サイトに直接書くだけで足りるでしょう。ノーコードDBの選び方はノーコードデータベースの解説記事、FAQの検索に特化したツールは社内FAQツールの記事で紹介しています。

社内ポータルサイト構築で失敗しないポイント：デザイン・セキュリティ・運用

【デザイン】目的に合わせて配置を決めます。問い合わせを減らしたいなら検索窓とFAQへの入口を、情報伝達を速めたいならお知らせを、それぞれファーストビューに置きます。フォントと色はサイト全体で統一して要素の間に余白を取り、スマホで見る社員が多い職場なら、作りながらスマホ幅での表示も確かめてください。

【セキュリティ】最初に決めるのは、誰がどの情報を見られるかというアクセス権限の設計です。協力会社や取引先にも見せる情報がある場合は、社内向けと同じページやシートに混ぜず、別に分けて公開範囲を管理しましょう。一覧データを載せるときは、個人情報や社外秘の列が残っていないかを公開前に確認し、退職者や異動者のアカウントを止める手順も決めておきます。SharePointとGoogle サイトの共有範囲は前の章で紹介した公式ヘルプの手順で設定します。どちらの公式ヘルプも、組織の設定によって選べる範囲が変わることに触れています。

【運用】いきなり全社に公開せず、一部の部署で試すプロトタイプの期間を設けると、カテゴリ名の分かりにくさや権限の漏れを本公開前に見つけられます。公開してからも、よくある質問を担当者以外の社員に渡して実際に探してもらう、アンケートで足りない情報を聞く、といった方法で効果を確かめましょう。見つからなかった言葉は、カテゴリ名や検索キーワードを直す材料になります。

社内ポータルの活用イメージ：中小企業・協力会社向け

CIRCUS DBの公式の活用イメージには、中小企業が社内規定・マニュアル・FAQを一元的にデータベース化し、社員がキーワードやタグで自己解決することで総務・人事の対応時間を削減する使い方が挙げられています。

協力会社向けの作業手順や問い合わせ窓口の一覧は、社内用の一覧とは別のシートとして作ると、見せる列と見せない列を整理しやすくなります。部署に眠っている情報を共有に変える考え方は、属人化解消の事例をまとめた記事でも紹介しています。

よくある質問

社内ポータルサイトは自分で作れますか？

作れます。Microsoft 365を契約していればSharePoint、Google WorkspaceならGoogle サイトで、テンプレートから始めてお知らせ・リンク集・文書を載せる形が一般的です。規定やFAQのような一覧データは、既存のExcelをそのまま検索ページにできるノーコードDBで補うと、ポータル本体をシンプルに保てます。

社内ポータルサイトを作る手順は？

①目的と載せる情報を決める→②カテゴリと検索軸を設計する→③ツールを選ぶ→④デザインを決める→⑤コンテンツを登録する→⑥公開して更新担当と頻度を決める、の6ステップです。②と⑥を省くと「探せない」「更新されない」ポータルになりやすいので注意してください。

SharePointで社内ポータルサイトを作る手順は？

コミュニケーションサイトを作成して外観を変え、ホームをカスタマイズしたうえで、他のユーザーと共有してニュースを投稿する流れです。WordやExcelのファイルと組み合わせやすい反面、規定・FAQのような一覧データを探しやすくするには列での整理を先に決める必要があります。

社内ポータルサイトを無料で自作する方法はありますか？

Google WorkspaceならGoogle サイト、Microsoft 365ならSharePointのように、すでに契約しているサービスの中にあるツールから始めるのが近道です。料金や使える範囲は各社の公式サイトで確認してください。

社内ポータルサイトの構築を外注すべきか自作すべきか、どう判断しますか？

既存契約で使えるツールがあって社内に更新担当を置けるなら自作が現実的で、独自機能や他システムとの深い連携が必要なら外注やパッケージを検討します。外注する場合も、目的・載せる情報・更新体制は自社で先に決めておきましょう。

社内ポータルサイトの構築で最も失敗しやすい点は何ですか？

「探しても見つからない」と「更新が止まる」の2点です。カテゴリをやりたいこと別に分け、規定・FAQ・実績のような一覧データを条件で絞り込める検索ページにしたうえで、更新が二重作業にならない仕組みにしておけば防げるでしょう。

既存のExcelの規定集やFAQをポータルに載せるにはどうすればよいですか？

書き直さずに、そのExcel／シートをCIRCUS DBのようなノーコードDBにアップロードする方法があります。AIが列・行を解析して絞り込み用の検索軸を自動生成し、スマホ・PC対応の検索ページとして公開できます。ポータル本体からリンクし、シートを更新すれば検索ページも最新になります。

社内ポータルサイトのセキュリティで気をつけることは？

アクセス権限の設計、社外（協力会社・取引先）にも見せる場合の公開範囲の分離、個人情報や社外秘の列を載せないこと、退職者のアカウント停止の運用の4点です。一部の部署で試すプロトタイプの期間に権限設定を確かめてから、本公開に進みましょう。

まとめ

社内ポータルサイトは、目的と載せる情報を決め、カテゴリと検索軸を設計してからツールを選ぶ順番で作ります。Microsoft 365があればSharePointのコミュニケーションサイト、Google WorkspaceならGoogle サイトで自作するのが始めやすいでしょう。独自機能が必要なときは、パッケージ・スクラッチ開発・外注を比べてください。

公開後に使われ続けるかどうかは、更新担当と頻度を決めたか、一覧データが探せる形になっているかで決まります。お知らせとリンク集はポータル本体に置き、規定・FAQ・実績はシートのまま検索ページにして、更新を1回で済ませる構成も検討してみてください。

今ある規定一覧やFAQ一覧のシートでポータルの「探せる」部分を作れるか、CIRCUS DB（サーカスディービー）の詳細をまずは資料で確認してみてください。