リマインドメールの例文10選｜取引先向けの件名・書き方とタイミング

リマインドメールでは、件名に用件と日時を入れ、本文で日時・場所・依頼内容を「確認」のスタンスで短く伝えます。打ち合わせなら前日〜3営業日前、提出物の期限なら数営業日前に送るのが目安とされます。期限前の確認なので、失礼にはあたりません。

とはいえ、取引先に念押しの連絡を入れるときに「急かしていると思われないか」と迷う方は多いでしょう。本記事では、取引先向けのリマインドメールの例文10シーンと、失礼にならない書き方、「リマインド」の言い換えを解説します。

リマインドメールとは

リマインドメールとは、打ち合わせの日時や提出物の期限が近づいたときに、決めた内容を相手と改めて確認するメールです。相手の備忘と、こちらからの念押しを兼ねています。

リマインドメールを送る目的とメリット

取引先の担当者は複数の案件を並行して抱えていることが多く、数週間前に決めた予定ほど記憶から抜けやすくなります。前日に一通送っておけば、日時の思い違いや提出漏れに当日になって気づくという事態を防げるでしょう。当日の議題や持ち物を前もって両社でそろえておけるため、打ち合わせの時間を確認作業に使わずに済み、話し合いそのものの中身も濃くなるはずです。

リマインドと催促の違い

両者の違いは送る時期にあります。

期限前の確認は相手の手間を省く気配りであり、送ること自体が失礼にあたるわけではありません。失礼に見えるかどうかを左右するのは、言い回しと送る頻度のほうでしょう。

リマインドメールを送るタイミング

送る時期は予定の種類によって変わります。

いずれも目安なので、準備に時間がかかる依頼ほど前倒しにして、送る時間帯も相手の営業時間内に収めましょう。前日の夕方に送ると、相手が退勤した後に届いて翌朝まで読まれないこともあるため、前日なら午前中から昼過ぎまでに送っておくと安心できます。打ち合わせの日程そのものを決める段階の文面は、日程調整メールの例文にまとめています。

リマインドメールの書き方と基本構成

リマインドメールは次の順で組み立てると、読み手が必要な情報を上から順に拾えるはずです。

• 1. 件名で用件と日時を伝えます。
• 2. 宛名・挨拶・名乗りは、通常のビジネスメールと同じでかまいません。
• 3. 本文の最初に、何の確認なのかを一文で書きます。
• 4. 日時・場所・依頼内容は箇条書きにしましょう。
• 5. 返信が必要かどうかを書き添えてください。
• 6. 結びの挨拶と署名で締めます。

件名は「何の件か」と日時が一目でわかるように

受信箱に並んだ件名だけで、いつの何の件かが分かるように書くのが基本です。

件名の頭に「【リマインド】」と付ける書き方もよく見かけますが、取引先によっては事務的で催促めいた印象を受ける場合もあるため、社外には「ご確認」「ご案内」といった言葉を選ぶほうが無難です。

本文は日時・場所・依頼内容を箇条書きで

本文には、前回の連絡で決めた内容をそのまま引用します。日時・場所・依頼内容を箇条書きにすれば、相手はスマートフォンで開いても一目で確認でき、手元のスケジュールと照らし合わせる作業も短時間で終わるでしょう。最後に返信が必要かどうかを明記しておくと、相手は読んだ後に返信すべきか、それとも予定どおり当日を迎えればよいのかを迷わずに判断できます。

リマインドメールの例文

取引先に送るリマインドメールを、10の場面に分けて紹介します。打ち合わせ前の確認から提出期限・納品・契約更新まで、営業担当やCS担当がよく使う場面を選びました。〇〇の箇所は実際の案件に置き換えてください。

打ち合わせ・訪問の前日に送る

もっとも出番の多い形です。日時・場所・訪問者・議題を並べて、相手がこのメールだけで当日の準備をできるようにしておきましょう。

件名：明日〇月〇日（〇）〇時のお打ち合わせについて（ご確認）

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

明日のお打ち合わせについて、念のため詳細をお送りいたします。

■日時：〇月〇日（〇）〇時から〇時まで
■場所：貴社〇〇ビル〇階（受付にて弊社名をお伝えします）
■弊社出席者：〇〇、〇〇の2名
■議題：〇〇のご提案内容のご説明

当日は〇〇の資料を持参いたします。
ご都合に変更が生じた場合は、お気軽にお知らせください。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

（署名）

オンライン打ち合わせの当日に接続先を送る

開始の1〜2時間前を目安に、接続先を改めて送ります。接続できないときの連絡先も忘れずに書いておきましょう。

件名：本日〇時のオンラインお打ち合わせ　接続先のご案内

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

本日〇時からのお打ち合わせの接続先を、改めてお送りします。

接続URL：〇〇
ミーティングID：〇〇　パスコード：〇〇

開始の5分ほど前から入室いただけます。
音声がつながらないなど接続にお困りの際は、〇〇（電話番号）までご連絡ください。

本日はどうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

数日前に日程を再確認する

日程を決めてから時間がたっている場合に送ります。変更の有無を尋ねる形にして、予定どおりなら返信は不要と書き添えましょう。

件名：〇月〇日（〇）お打ち合わせ日程のご確認

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

〇月〇日（〇）〇時から予定しておりますお打ち合わせについて、日程のご確認でご連絡いたしました。
その後、ご予定に変わりはございませんでしょうか。

変更が必要な場合は、〇日（〇）ごろまでにお知らせいただけましたら、改めて候補日をお送りいたします。
予定どおりでしたら、ご返信には及びません。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

（署名）

定例の打ち合わせ前に議題を共有する

継続取引の定例会では、議題を先に送っておくと当日の話が早く進みます。前回持ち帰った宿題への回答予定も添えておくと親切です。

件名：〇月度定例会（〇月〇日）の議題のご共有

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

来週〇月〇日（〇）〇時の定例会に向けて、議題案をお送りします。

1. 先月の出荷実績と〇月の見込み
2. 〇〇の仕様変更の進み具合
3. 次回の発注予定のご確認

ほかに取り上げたい事項がございましたら、前日までにお知らせいただけますと資料に反映いたします。
前回ご質問いただいた〇〇については、当日ご回答いたします。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

（署名）

依頼した資料・回答の期日前に念のため確認する

期限の数営業日前に、提出方法と問い合わせ先をあわせて伝えます。準備が難しい事情があれば相談してほしいと書いておくと、期限を過ぎてから慌てる事態を減らせます。

件名：〇〇ご提出期限（〇月〇日）のご確認

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

先日お願いした〇〇の資料について、〇月〇日（〇）がご提出の期限となっておりますので、念のためご連絡いたしました。

■ご提出方法：本メールへの返信で添付、または共有フォルダへの格納
■お問い合わせ先：〇〇（電話番号・メールアドレス）

期限までのご準備が難しい事情がございましたら、遠慮なくご相談ください。
すでにご準備を進めていただいている場合は、本メールはお読み捨てください。

（署名）

見積・提案へのご回答期限前に送る

提案や見積へのご回答をいただく日が近づいたら、回答期限の数営業日前に、その日付と回答の受け取り方だけを確認しましょう。見積の有効期限の案内や、送付後の検討状況の伺い方は見積書送付メールの例文で扱っています。

件名：〇〇ご提案へのご回答日（〇月〇日）のご確認

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

〇月〇日にご提案した〇〇について、〇月〇日（〇）にご回答をいただく予定となっておりますので、念のため日付のご確認でご連絡いたしました。

当日はメールとお電話のどちらでご連絡をいただくのがよろしいでしょうか。
社内のご都合でご回答の時期が変わりそうな場合は、その旨だけでもお知らせいただけますと助かります。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

（署名）

納品日の前に段取りを確認する

納品の数日前に時間・場所・受け取りの担当者を確認しておけば、当日の混乱を防げます。搬入口や受け取り担当の変更はよくあるので、変更の連絡期限も書いておきましょう。

件名：〇月〇日（〇）納品のお段取りについて

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

〇月〇日（〇）に予定しております〇〇の納品について、当日の段取りを確認させてください。

■納品予定：〇時ごろ（〇トン車1台）
■納品場所：貴社〇〇工場　〇号棟の搬入口
■お受け取り：〇〇部　〇〇様

搬入経路やお受け取りのご担当に変更がございましたら、前日の〇時までにお知らせください。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

（署名）

契約更新の期限前に案内する

更新の手続きには社内の承認が必要なことも多いため、期限からさかのぼって余裕のある時期に送ります。更新の方法とあわせて、契約内容の相談を受け付けていることも伝えてください。

件名：〇〇保守契約の更新期限（〇月〇日）のご案内

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

現在ご契約いただいている〇〇保守契約は、〇月〇日（〇）に契約期間の満了を迎えます。
継続をご希望の場合は、添付の更新申込書にご記入のうえ、〇月〇日（〇）までにご返送ください。

ご利用状況に合わせた契約内容の見直しについても、ご相談を承っております。
ご不明な点は、担当の〇〇までお問い合わせください。

（署名）

自社主催のセミナー・イベントの前に送る

申し込みへのお礼から書き出して日時・会場・持ち物を並べ、欠席する場合の連絡方法も添えておくと、相手が気兼ねなく連絡できます。

件名：〇月〇日（〇）開催「〇〇セミナー」ご参加のご案内

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

このたびは「〇〇セミナー」にお申し込みいただき、ありがとうございます。
開催が近づいてまいりましたので、当日のご案内をお送りします。

■日時：〇月〇日（〇）〇時〜〇時（受付開始〇時）
■会場：〇〇会館〇階　〇〇ホール
■お持ち物：名刺1枚、筆記用具

ご都合が悪くなった場合は、本メールにご返信いただければ結構です。
当日お会いできることを楽しみにしております。

（署名）

訪問前に参加者と持ち物を確認する

技術担当を同行させる訪問やサンプルを持ち込む訪問では、当日の準備に抜けがあると商談の進行に影響するため、数日前のうちに確認のメールを送っておきます。先方の出席者と入館の手続きを聞いておけば、当日の受付で待たされずに済むでしょう。

件名：〇月〇日（〇）ご訪問時の出席者と持参物のご確認

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△営業担当の〇〇です。

〇月〇日（〇）〇時に貴社へ伺う件で、事前に何点か確認させてください。

■弊社からの訪問者：〇〇（営業）、〇〇（技術）
■持参予定の資料・サンプル：〇〇の試作品2点、仕様比較表

貴社のご出席者のお名前と、入館の手続き（受付票の事前登録など）があればお知らせいただけますでしょうか。
試作品の確認にプロジェクターなどが必要な場合は、こちらで用意いたします。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

（署名）

失礼にならないリマインドメールのポイント

取引先にリマインドを送るときは、次の3点に気を配ると印象がやわらかくなります。

催促ではなく確認のスタンスで書く

相手が忘れている前提で書かないのがコツです。「念のためご連絡いたしました」「ご予定に変わりがないか確認させてください」のように、こちらが確認したいという形にすると、相手は責められていると感じません。「お忘れなく」「くれぐれもご準備を」といった言い回しは、相手を子ども扱いしているように受け取られかねないので避けたほうがよいでしょう。

行き違いを想定した一文を添える

相手がすでに準備を済ませている場合もあります。「すでにご準備いただいておりましたら、本メールはお読み捨てください」と添えておけば、受け取った側も気まずくなりません。

返信が必要かどうかを明記する

返信の要否が書かれていないと、相手は「受け取りました」とだけ返すべきか迷います。予定どおりなら返信は要らない場合は「ご返信には及びません」と書き、確認が必要な場合は「〇日までにご返信ください」と期限を示しましょう。

「リマインド」の言い換えと使い方

「リマインド」は社内では通じても、取引先によってはカタカナ語が事務的に響く場合があります。社外のメールでは、次のような言い換えを使うと自然です。

「リマインドいたします」「リマインドさせていただきます」も誤りではありません。ただ、相手がカタカナ語に慣れているか分からない段階では、日本語の言い換えを選んでおくと誤解が生じにくいでしょう。社内や、普段からチャットで気軽にやり取りしている取引先であれば、そのまま使ってもかまいません。

期限を過ぎたら催促に切り替える

期限を過ぎたら、「念のため」の軽い文面を繰り返さず、催促として書き直します。リマインドと同じ調子のままでは、急ぎの用件だと伝わりません。

催促では、いつ何を依頼したかを引用し、新しい期日と、遅れた場合の影響を具体的に伝えます。文面の組み立て方と場面別の文例は催促メールの例文で紹介しています。メールで返事がない状態が続くなら、電話に切り替えましょう。

取引先へのリマインドを漏れなく送る仕組み

一斉配信のお知らせと違って取引先ごとの個別リマインドは担当者の記憶に頼りがちで、担当する取引先が増えるほど送ったつもりで実は送っていない連絡が少しずつ出てきます。

• 打ち合わせ・提出期限・納品・契約更新などの予定を、取引先ごとに一か所へまとめます。
• 「打ち合わせは前日」「提出期限は3営業日前」のように、送る日をチームでルール化しましょう。
• 送った記録を残しておくと、担当者が不在の日でも状況が分かります。

カレンダーやCRMに予定を登録しておくだけでも、送り忘れはかなり防げるでしょう。ただ、取引先ごとに文面を書き分ける手間までは減りません。

送るタイミングの管理に加えて取引先ごとの文面づくりまでまとめて任せたい場合は、顧客の状況を読み取って対応する顧客対応AIエージェントを使う方法があります。「CIRCUS MyAgent」は取引先ごとの予定や期限を踏まえて自動リマインドを送る顧客対応AIエージェントで、送った内容は担当者がSlack通知で確かめられます。「CIRCUS MyAgent」の資料・先行モニターについては、資料ダウンロードページからご確認ください。

よくある質問

書き方や送る回数など、リマインドメールについて寄せられやすい疑問をまとめました。

リマインドメールはどう書けばよいですか？

件名に用件と日時を入れ、本文で日時・場所・依頼内容を確認のスタンスで簡潔に伝えます。場面ごとの全文は本記事の例文を参考にしてください。

リマインドメールを送るのは失礼ですか？

失礼ではありません。期限前の確認は相手の思い違いや提出漏れを防ぐ配慮として受け取られます。「念のため」といった言い回しと、行き違いへの一文を添えると角が立ちません。

メールで「リマインドいたします」を言い換えるとどうなりますか？

「念のためご確認のご連絡です」「改めてご案内いたします」などに言い換えられます。提出期限の前なら「期限が近づいてまいりましたのでご連絡いたしました」も自然です。

「リマインドさせていただきます」はビジネスで使ってもよいですか？

誤りではないものの、社外には日本語の言い換えのほうが伝わりやすい場合があります。普段から「リマインド」という言葉でやり取りしている取引先なら、そのまま使っても問題ないでしょう。

リマインドメールの件名はどう付ければよいですか？

「〇月〇日（〇）お打ち合わせのご確認」のように、用件と日時を入れます。「【リマインド】」よりも「ご確認」「ご案内」を使うほうが、社外には無難です。

リマインドメールは何回まで送ってよいですか？

打ち合わせであれば、数日前と前日の2回程度が目安とされます。それでも返信がない場合は、電話など別の方法で確認してください。

まとめ

リマインドメールを取引先に送るときに押さえたい点は、次の5つです。

• 打ち合わせは前日〜3営業日前、提出物は期限の数営業日前が目安とされています。
• 件名には用件と日時を入れましょう。
• 本文は確認のスタンスで書き、行き違いへの一文と返信の要否を添えてください。
• 社外では「リマインド」を「念のためご確認のご連絡です」などに言い換えると自然です。
• 期限を過ぎたら、催促の文面に書き直します。

リマインドの送り漏れが気になる場合は、「CIRCUS MyAgent」の自動リマインド送信を検討してみる価値があります。打ち合わせや提出期限が近い取引先への連絡をAIが送り、担当者は届いたSlack通知で送信内容を確かめるだけで済む仕組みです。

CIRCUS MyAgent の資料・先行モニターについて

取引先との予定や期限を気持ちよく確認し合うために、ぜひ本記事の例文を活用してください。