検索システムの作り方｜Excel・自作・ノーコードの3ルートを手順と比較表で解説

検索システムの作り方は、①Excelの関数・フィルタで作る ②データベースとプログラムで自作する ③ノーコードで既存シートをそのまま検索ページにする、の3ルートです。社内の少人数なら①、全文検索を作り込むなら②、シートのデータをスマホ対応のWebページとして社内外に早く公開するなら③が現実的でしょう。どのルートも、最初は「1行1件・1列1項目」の表を整えることから始めます。

検索システムとは、蓄積したデータに対してキーワードや条件を入力し、該当するデータを絞り込んで一覧表示する仕組みです。

本記事では、検索システムの構成要素と3ルートの比較表、ルートごとの作成手順、作るときの注意点までを解説します。ぜひ自社のデータに合った作り方を選ぶ際の参考にしてください。

検索システムとは？仕組みと4つの構成要素

検索システムは「データ」「インデックス」「検索処理」「結果画面」の4つの要素でできています。

Elasticの公式ブログでは、検索エンジンの構成要素をWebサーバー・データインジェスト（データの収集）・インデックス・検索結果ページの4つに分けて説明しています。業務データの検索システムでは、収集の工程が「シートに入力する」作業に置き換わるだけで、骨組みはほぼ同じです。

検索システムでできることは、キーワードで行を探す・カテゴリや地域で絞り込む・日付や名前の順に並び替える・一覧から1件を選んで詳細を見る、の主に4つです。

全文検索と絞り込み（フィルタ）検索の違い

検索の方式は大きく2種類に分かれます。

全文検索とは、文章の中に含まれる語を探す方式のことです。大量の文章を速く探すには、文章を短い単位（トークン）に分け、その語を含むデータの一覧をあらかじめ作っておく「転置インデックス」という仕組みを使います。Qiitaに掲載された検索システムの作り方の解説では、データベースのLIKE句で文字列を探す方法だと、件数が多いときに表を端から端まで調べることになり、時間がかかる点が問題として挙げられています。

絞り込み検索は列の値で該当する行を抽出する方式で、「出展カテゴリが産業機器」「ホールが東1」のように条件を指定して行を取り出すExcelのフィルタと同じ発想です。

製品一覧や実績一覧、出展社一覧のように「項目が決まっている表」を探すなら、多くの場合は絞り込み検索で足り、全文検索が必要になるのは長い文章を大量に扱うときです。

検索システムの作り方は3ルート｜Excel・プログラミング自作・ノーコードの比較表

3つのルートを7つの観点で並べました。

どのルートを選ぶかは、次の3点に当てはまるかで判断できます。

• 1. 社外の人や、外出先・現場のスマホから使う
• 2. データの正本を、今後もExcelやGoogleシートで持ち続ける
• 3. 全文検索や独自のランキング（並び順）が必要になる

3つ目に当てはまるなら②の自作が候補です。1つ目と2つ目に当てはまるなら③のノーコードが合い、どれにも当てはまらなければ①のExcelで十分でしょう。

費用は製品ごとに大きく変わるため、表に載せていません。各ツールの料金は公式サイトで確かめてください。

ルート①：Excelで検索システムを作る手順（関数・フィルタ）

ここではイベントの出展社一覧を例に、来場者向けの案内を担当者が探す場面を想定し、データを整える→フィルタかFILTER関数で検索する、の2段階で作ります。

手順1：検索の土台になるデータベース（表）を整える

最初に、表を次の5つの形に整えてください。

• 1. 見出し行を1行だけにする（タイトル行や2段の見出しを作らない）
• 2. 1行に1社、1列に1項目だけを入れる
• 3. セルの結合を解除しておく
• 4. 表の途中に空白行を挟まない
• 5. 1つのセルには値を1つだけ入れる

出展社一覧なら、「出展社名／出展カテゴリ／ホール／ブース番号／製品分野／都道府県／出展製品の説明」のように列を分けます。製品分野が2つある会社は、区切り文字を1種類に決めて入れておくと、あとで絞り込みの選択肢として使いやすくなります。

この整え方はルート②でもルート③でも共通の下準備です。CIRCUS DBでも、カスタマーサクセス担当がExcelデータの整理方法から公開まで伴走する体制をとっています。

手順2：フィルタ・FILTER関数で複数条件の検索を作る

一番手軽なのはフィルタです。表の中のセルを選んで「データ」タブの「フィルター」を押すと、列見出しに▼ボタンが付き、値を選ぶだけで該当する行に絞り込めます。

条件を入力欄で指定するならFILTER関数を使います。構文は「=FILTER(配列, 含む, [空の場合])」です。Microsoft サポートによると、2つ目の引数には1つ目の範囲と高さまたは幅が同じ真偽値（TRUE／FALSE）の配列を指定し、3つ目の引数には該当がなかったときに返す値を指定します。

出展社一覧がA2:G201にあり、J1セルに出展カテゴリ、J2セルにホールを入力する形にした場合、数式は次のとおりです。

• AND条件（カテゴリもホールも一致）: =FILTER(A2:G201,(B2:B201=J1)*(C2:C201=J2),"該当なし")
• OR条件（カテゴリかホールのどちらかが一致）: =FILTER(A2:G201,(B2:B201=J1)+(C2:C201=J2),"該当なし")

条件同士を「*」でつなぐとAND、「+」でつなぐとORになります。3つ目の引数を省略すると、該当がゼロのときに#CALC!エラーが表示されるため、「該当なし」のような文字を入れておくと親切です。

部分一致にはSEARCH関数とISNUMBER関数を組み合わせます。SEARCH関数は文字列が見つかった位置の番号を返し、見つからなければ#VALUE!エラーになります。ISNUMBER関数で「数値が返ったか」を判定すれば、キーワードを含む行だけを取り出せるわけです。

• 部分一致（J3セルの語を説明欄に含む）: =FILTER(A2:G201,ISNUMBER(SEARCH(J3,G2:G201)),"該当なし")
• 複数列をまとめて探す: =FILTER(A2:G201,ISNUMBER(SEARCH(J3,A2:A201&G2:G201)),"該当なし")

2つ目の式は出展社名と説明欄を「&」でつないだ文字列の中を探しています。SEARCH関数では大文字と小文字が区別されず、「?」（任意の1文字）や「*」（任意の文字列）のワイルドカードも使えます。

FILTER関数の適用先として、Microsoft サポートには Excel for Microsoft 365、Excel 2024、Excel 2021 などが挙がっています。使っている版を先に確かめましょう。

Excelで作る検索システムの限界

Excelの検索システムは作った本人と近くのメンバーが使う分には十分に役立ちますが、使う人と場所が広がると次のような場面でつまずきます。

• 同時編集: 共有フォルダのファイルを誰かが開いていると他の人は編集しにくく、別名保存のコピーが増えて正本が分からなくなりがちです。
• スマホ閲覧: 列の多い表を小さな画面で横にスクロールしながら探すのは、現場や展示会の会場では現実的ではありません。
• 社外共有: ファイルをメールで送ると送った時点の情報で止まり、社内用の列まで相手に渡ってしまうおそれがあります。
• 数式の管理: FILTER関数の範囲や条件セルの置き場所を作った人しか知らず、行が増えたときに範囲を直し忘れることがあります。

裏を返せば、更新する人が1〜2人で、社内のPCで探せれば足りる一覧なら、Excelのままで困ることはありません。

ルート②：データベースとプログラミングで検索システムを自作する手順

自作のルートではデータベースに入れたデータをプログラムで検索して結果をWebページに表示するため、自由度が高い反面、設計から公開後の保守まで自分たちで担わなければなりません。

必要なもの（サーバー・言語・ツール）

PHPとWordPressで作る方法を図解したdebatezukai.comの記事では、必要なツールとして次の5つが挙げられています。

作成手順は「データベースを作ってデータを入れる→ローカル環境でプログラムを書いて試す→本番環境に移行する→CSSで見た目を整える」の4ステップで、プログラムの部分ではデータベースへの接続・検索条件の入力フォーム・データの取得・結果の表示の4つを作ります。

検索処理の中身を日本語で書くと、次のような命令になります。

出展社テーブル から
  出展カテゴリ = 入力されたカテゴリ
  かつ 説明 に 入力されたキーワード を含む
行を取り出して一覧に表示する

条件の項目を1つ増やすたびに、入力フォーム・検索の命令・結果画面の3か所を直さなければなりません。仕様や料金は各公式サイトで確認してください。

全文検索と検索結果のランキングを作り込む場合

文章の多いデータで、関連の高い順に結果を並べたい場合は、もう一段深い仕組みが要ります。

前出のQiitaの解説では、LIKE句の検索は「一致したかどうか」しか分からず、検索語を多く含むデータを上位に出す並び替えができないと説明されています。解説の後半では、転置インデックスによる全文検索を作り、ユーザーがクリックした結果を学習データにして機械学習で並び順を最適化するところまで進みます。

Elasticsearchを使う場合、Elasticの公式ブログでは「検索の要件を決める→データを集める→格納する→インデキシング→検索結果を最適化する」の5ステップで開発の流れを示しています。実装の詳細は各公式ドキュメントを参照してください。

自作のデメリット：保守・改修が属人化しやすい

自作の検索システムで多い悩みは、作った担当者しか中身を直せなくなることです。

項目を1つ追加したい、絞り込みの選択肢を変えたい、といった小さな要望でもプログラムの改修が必要になります。担当者が異動したり退職したりすると、誰も手を付けられないまま古い検索ページが残るケースもあり、サーバーやWordPress、PHPのバージョン更新への対応も続きます。

全文検索や独自の並び順が本当に必要か、作り始める前に一度立ち止まって確かめておけば、あとの負担は小さくて済むでしょう。

ルート③：ノーコードで既存シートをそのまま検索サイトにする手順

ノーコードのルートは、プログラムを書かずに、今あるExcelやGoogleシートから検索ページを作る方法です。Webデータベース作成ツール「CIRCUS DB」の場合、公開までの流れは次の3ステップです。

• Step1 アップロード: 既存のExcel／Googleシートをアップロードします。
• Step2 AI自動生成: AIが列と行を解析し、検索軸（絞り込みタグ）と検索画面のUIを自動で生成します。
• Step3 公開: スマホ・PC両対応の検索ページとして、最短即日で社内・社外へシェアできます。

事前のデータベース設計は不要です。公式FAQでは、AIが既存の列・行・セル構造を自動でマッピングするため、フォーマットを変える必要は一切ないと説明しており、プログラミングの知識がなくてもその日のうちに公開できる手順です。

検索軸（絞り込み条件）の設計をAIに任せる

ルート①ではFILTER関数の条件を、ルート②では入力フォームと検索の命令を、どちらも人が設計していました。「どの列を検索条件にするか」「選択肢をどう並べるか」を決める工程です。

CIRCUS DBではアップロードしたシートの列と行をAIが解析し、検索軸を自動で生成します。例えば出展カテゴリ・ホール・製品分野のような列がある出展社一覧なら、手順1で分けた列がそのまま解析の材料です。

更新運用：シートを直せば検索ページも最新になる

検索ページを外部のベンダーに作ってもらうと、データを変えるたびに更新を依頼する運用になりがちで、依頼から反映までのあいだは古い情報が表示され続けます。

CIRCUS DBでは、情報の更新は使い慣れたExcelやGoogleシートを更新するだけで、二重入力は発生しません。公式の活用イメージでは、自治体・団体の職員が手元の表を更新するだけで地域企業紹介ポータルや補助金検索サイトが最新化され、ベンダーへの更新依頼費用もゼロになる使い方が紹介されています。

こんな検索システムに向く：実績検索・補助金検索・出展社検索

公式の活用イメージから3つを表にまとめました。

製造業・建設業の例では、外出先や施工現場からスマホで過去のプロジェクト実績を「工法×予算×エリア」で10秒検索する使い方が示されています。

イベントの例では、イベント実施会社が出展社のブース変更や製品情報を手元のシートで上書きするだけで、イベントサイトに反映できるとされています。来場者の側から見ると、会場や移動中にスマホで「出展カテゴリ」「製品分野」を選び、目当ての出展社とブース番号をすぐに確かめられる検索サイトになります。開催直前まで続くブース変更も、事務局がシートを直せば済む運用です。

一方で、CIRCUS DBが向かない用途もあります。申請・承認の流れや計算処理を伴う業務アプリなら業務アプリ構築ツール、文章の関連度で並び順を細かく調整する検索ならルート②の自作のほうが合います。公式FAQでも、CIRCUS DBは「今あるシートをそのままWeb検索ポータルにする」手軽さとスピードに特化したツールと位置づけられています。

検索システムを作るときの注意点

公開前に次の4点を決めておくと、手戻りが減ります。

1. 表記ゆれを検索の前に揃える

「株式会社〇〇」と「〇〇（株）」、全角と半角の英数字、「東1ホール」と「東1」のような揺れがあると、同じものが別の値として扱われます。絞り込みの選択肢が増えすぎたり検索で漏れたりする原因になるので、選択肢が決まっている列は入力のルールを先に決めておきましょう。

2. 1セルに複数の値を入れない

「産業機器、計測機器」のように1つのセルに複数の分野を書くと、片方の分野で絞り込んだときに漏れることがあります。区切り文字を統一するか、列を分けて入れてください。

3. 公開範囲と、載せてよい列を先に決める

社内だけで使うのか、取引先や一般の人にも見せるのかで載せてよい列が変わるため、担当者の個人名や連絡先・社外秘の価格などの列が残っていないかを公開前に必ず確認してください。ログインの要否もここで決めます。

4. スマホで使う場面を想定する

現場や展示会の会場で使うなら、スマホの画面で2〜3回の操作で目的のデータにたどり着けるかを確かめます。絞り込みの軸が多すぎると、かえって探しにくくなるものです。

【補足】更新の責任者を1人決めておくと、データが古いまま放置される事態を防げます。

無料・フリーで使える検索システムの選択肢

費用をかけずに始められる手段は、大きく3つに分かれます。順位付けの根拠になるデータはないため、分類で整理しました。

Googleスプレッドシートでは「データ」メニューの「フィルタを作成」で絞り込みができます。Googleのヘルプによると、このフィルタはスプレッドシートにアクセスできる全員に同じように適用されるため、自分の画面だけで絞り込みたいときはパソコンでフィルタ表示を使い、閲覧権限しかない人も一時的なフィルタ表示を作れます。

Elasticsearchについては、Elasticが2024年8月29日の公式ブログで、ソースコードのライセンスの選択肢にオープンソースのAGPLを加えると発表しています。ただ、サーバーの用意や運用には技術者の手が要るため、「無料＝手間がかからない」わけではありません。

無料プランやトライアルを用意しているかどうか、件数や機能の上限はノーコードツールごとに異なり、条件も変わることがあるため、各公式サイトで最新の情報を確かめてください。CIRCUS DBの提供条件は資料で確認できます。

よくある質問

検索システムはプログラミングができなくても作れますか？

作れます。Excelのフィルタ・FILTER関数で社内用の検索を作る方法と、ノーコードツールに既存のExcel／シートをアップロードして検索ページを公開する方法があります。全文検索や独自の並び順を細かく作り込む場合は、プログラミングが必要です。

検索システムを作る最初の工程は何ですか？

検索の土台になる表を「1行1件・1列1項目・見出し行は1行」に整えることです。結合セルや1セルに複数の値が入っている状態を解消しておけば、Excel・自作・ノーコードのどのルートでも検索の漏れが減ります。

Excelで作った検索システムの限界はどこですか？

同時編集やスマホからの閲覧、社外への共有に弱く、ファイルのコピーが増えて正本が分からなくなりやすい点で、社外や現場のスマホから使うならWebページとして公開できる仕組みに移すほうが運用しやすくなります。

検索システムを自作する場合、何が必要ですか？

サーバー、データベース、PHP・HTML・CSSなどの基礎知識、ローカル開発環境が必要です。手順はデータベース作成、ローカルでの実装、本番環境への移行、見た目の調整の順に進みます。保守や項目追加のたびに改修が要る点に注意してください。

全文検索と絞り込み検索はどう違いますか？

全文検索は文章の中に含まれる語を探す方式で、大量の文章を速く探すには転置インデックスという仕組みを使います。絞り込み検索は列の値で該当する行を抽出する方式で、Excelのフィルタと同じ考え方です。実績一覧や製品一覧の検索なら、多くの場合は絞り込みで足ります。

既存のExcelをそのまま検索サイトにする方法はありますか？

あります。CIRCUS DBは既存のExcel／Googleシートをアップロードすると、AIが列・行を解析して絞り込み用の検索軸を自動生成し、スマホ・PC対応の検索ページを最短即日で公開できます。事前のデータベース設計やプログラミングは要りません。

検索システムを社外に公開する場合の注意点は？

公開範囲（誰に見せるか）、個人情報や社外秘の列を含めていないか、スマホでの表示、更新の責任者を先に決めることです。更新のたびに外部へ依頼する運用だと情報が古くなりやすいため、担当者が自分で更新できる仕組みを選びましょう。

無料で使える検索システムはありますか？

Excel／Googleスプレッドシートのフィルタ機能、オープンソースの検索エンジン、無料プランやトライアルを用意しているノーコードツールなどがあります。無料の条件や上限は各公式サイトで確認してください。

まとめ

検索システムの作り方は、「データを整える→ルートを選ぶ→公開範囲を決める」の順で考えると迷いません。

データの整え方は3ルートとも共通で、1行1件・1列1項目、結合セルなし、1セル1値の表が出発点です。全文検索や独自の並び順が必要なら自作を選びます。社外やスマホから使いつつ正本をExcelやシートのまま残したいならノーコード、社内の少人数で使うならExcelが目安になり、社内のPCで探せれば足りる一覧はExcelのままで十分に役立ちます。

今あるシートをそのまま検索ページにできるCIRCUS DB（サーカスディービー）の詳しい内容は、まずは資料で確認してみてください。