催促メールを送るときは、自分の送信漏れや先方からの返信の見落としがないかを先に確かめます。期日がある依頼なら翌営業日、期日がなければ2〜3営業日後に送るのが目安とされます。本文では件名で要件を示し、前回の依頼内容と期日を引用したうえで、行き違いへの配慮を添えて新しい期日をお願いしてください。それでも返事がなければ、電話に切り替えましょう。
返信を待つ取引先が増えるほど、どの案件をいつ催促するかの管理は難しくなっていきます。入金の催促については、営業から送る確認依頼の1本に絞っています。本記事では、営業担当が取引先に返信・回答・書類を催促する場面を中心に、催促メールの例文10パターンと送るタイミング、催促を減らす依頼の仕方を解説します。
目次
原因が相手にあるとは限りません。送る前に、次の4点を確かめておきましょう。
| 確認すること | 確かめ方 |
|---|---|
| 依頼メールが相手に届いているか | 送信済みフォルダで宛先のアドレスと送信日時を見直す |
| 先方の返信を見落としていないか | 会社名・担当者名で受信箱と迷惑メールフォルダを検索する |
| 依頼の時点で期日を伝えていたか | 元のメールに「いつまでに」が書かれているかを読み返す |
| 先方が休業日や繁忙期に当たっていないか | 取引先の営業日カレンダーや決算期を確認する |
とくに見落としやすいのが、別のスレッドに届いた返信です。件名を変えて返信してくる取引先もあるため、相手の会社名でメールボックスを検索してから催促に移ると安心です。期日をあいまいに伝えていた場合は、催促というより改めて期日をお願いする書き方に変えてください。
送る日は期日の有無で変わります。
| 場面 | 送る目安 |
|---|---|
| 期日を決めていない返信・回答待ち | 依頼の送信から2〜3営業日後 |
| 期日を決めていた依頼 | 期日の翌営業日 |
| 2回目の催促 | 1回目の催促から2〜3営業日後 |
| 送る時間帯 | 相手の営業時間内（始業直後と終業間際は避ける） |
いずれも一般的な目安とされるもので、取引先の業務の進め方や案件の急ぎ具合に合わせて前後させてかまいません。
期日を決めずに質問や確認をお願いした場合は2〜3営業日たっても返信がなければ催促してよいとされますが、先方が社内の関係部署に確認している最中という可能性も頭に置いておきましょう。次回からは依頼の時点で「〇日までにご返信いただけますと幸いです」と書き添えておくと、催促する日の判断に迷いません。
書類の提出や仕様の回答など期日を決めていた依頼では、期日の翌営業日に確認の連絡を入れるのが目安です。期日当日の夕方に送ると、相手がまさに作業中だった場合に急かす印象を与えかねません。手配や納期に関わる依頼であれば、期日を過ぎたことで手配の開始がどれだけ遅れるのかを本文に書いておくと、先方も社内でどの仕事を先に片づけるべきかを判断しやすくなります。
1回目の催促から2〜3営業日たっても返信がなければ2回目を送り、件名の頭に「再送」と入れて1回目のメールを引用すると同じ依頼であることがすぐ伝わります。
「何を・いつまでに」を相手が読み返さずに分かる形で、催促メールの本文を整えてください。
件名は本文を開かなくても用件が分かるように、案件名と「ご確認のお願い」などの要件を入れます。
| 件名の例 | 使う場面 |
|---|---|
| 〇〇（案件名）についてご確認のお願い | 返信・回答が届かないとき |
| 〇〇ご回答のお願い（〇月〇日期限分） | 期日を過ぎた依頼 |
| 【再送】〇〇（案件名）についてご確認のお願い | 2回目の催促 |
1回目の催促は前回の件名のまま返信の形で送り、2回目は件名の頭に「再送」を付けると、相手のメールソフト上でも経緯を追いやすくなります。件名に「至急」「重要」と入れるのは控えましょう。相手を責める印象が強く残るからです。
催促の本文には、いつ・何を・いつまでにお願いしたかを書き、元のメールを下に引用しておくと、相手は過去のメールを探さずに済みます。「先日お送りしたメールの件ですが」とだけ書くより、依頼日と内容を明記したほうが確認の往復も少なく済むはずです。
催促メールは相手がすでに対応を済ませた後に届くこともあります。そこで本文の最後に「すでにご対応済みでしたら、行き違いの段はご容赦ください」といった一文を添えておきましょう。この一文があるだけで、相手は責められていると感じにくくなります。
同じ内容でも、言い回しを変えるだけで催促の印象はやわらぎます。まず、本文の切り出しや結びに使えるクッション言葉を場面別に整理しました。
| クッション言葉 | 使う場面 |
|---|---|
| ご多忙のところ恐れ入りますが | 依頼を切り出すとき |
| 重ねてのご連絡となり恐縮ですが | 2回目以降の連絡 |
| ご確認いただけますと幸いです | 依頼の結び |
| その後の状況はいかがでしょうか | 進み具合を伺うとき |
丁寧に見える「催促するようで申し訳ございません」も、「催促」という言葉が相手に責められた印象を残しかねません。「念のためのご確認です」「進み具合をお伺いできればと存じます」のように、確認や伺いの形に置き換えると角が立ちにくくなります。
反対に、次のような表現は相手を急かしたり責めたりする印象を与えます。
| 避けたい表現 | 言い換えの例 |
|---|---|
| 至急ご返信ください | 〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと助かります |
| まだでしょうか | ご検討の状況をお聞かせいただけますでしょうか |
| 前にもお送りしましたが | 〇月〇日にお送りしたメールを下記に引用いたします |
| 早急にお願いします | 手配の都合上、〇日までにご回答いただけますと幸いです |
期日を過ぎていても、相手の事情は外からは見えません。責める言葉を避けて、こちらの都合（手配の開始日や納期への影響など）を理由として淡々と示すほうが、相手も社内で対応を急ぐ必要を説明しやすくなります。
営業担当が取引先に送る催促メールを、場面別に10本紹介します。
期日の前に念のため確認する連絡は催促より軽い文面が合うため、リマインドメールの例文で場面別に取り上げています。見積や提案の検討状況を伺う連絡は見積書送付メールの例文、打ち合わせ日程の返信待ちは日程調整メールの例文を参考にしてください。〇〇の部分は案件に合わせて差し替えてください。
最も基本の形です。質問や確認をお願いしたまま2〜3営業日たった場面で使います。前回の質問を箇条書きで再掲すると、先方はこのメールだけで回答できます。
件名：〇〇（案件名）についてご確認のお願い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△、営業担当の〇〇でございます。〇月〇日にお送りした〇〇の件について、その後のご確認状況をお伺いしたくご連絡いたしました。
念のため、お尋ねした内容を下記に再掲いたします。・〇〇の対応範囲は△△までと考えてよろしいでしょうか
・〇〇の設置場所に変更はございませんでしょうかご多忙のところ恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。
すでにご返信くださっていた場合は、行き違いとなり失礼いたしました。何卒よろしくお願いいたします。
（署名）
仕様や数量が決まらないと部材の手配に進めない場面で使います。確定が遅れた場合の納期への影響を書き添えて、期限の理由を相手に示しましょう。
件名：〇〇（品番）仕様確定のお願い（〇月〇日手配分）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△、営業担当の〇〇でございます。〇月〇日にご相談した〇〇の仕様について、ご回答の状況をお伺いできればと存じます。
現在、下記の2点が未確定となっております。・材質：△△または□□
・数量：〇〇個（予備を含むかどうか）弊社では〇月〇日（〇）に部材の手配を始める予定です。
それまでにご確定いただけますと、ご希望の納期でお届けできます。
お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。（署名）
契約書や仕様書など先方に作成や押印をお願いした書類が届かない場面では、必要な書類名と返送方法をもう一度書いておくと先方の社内回覧も進めやすくなります。
件名：〇〇契約書ご返送のお願い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△、営業担当の〇〇でございます。〇月〇日にお送りした契約書について、ご返送の状況を確認したくご連絡いたしました。
ご返送いただきたい書類は下記のとおりです。
・〇〇基本契約書（2部のうち1部）
・〇〇覚書同封の返信用封筒でも、PDFでのご返送でも承ります。
社内でのご回覧に時間がかかっているようでしたら、目安の時期だけでもお知らせいただけますと助かります。（署名）
納品は済んでいるのに、検収書や受領書が戻ってこない場面です。返送の方法を改めて案内し、検収書を添付し直して先方の作業をできるだけ少なくしてください。
件名：〇月〇日納品分 検収書ご返送のお願い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△、営業担当の〇〇でございます。〇月〇日に〇〇を納品いたしました件で、ご連絡いたしました。
検収書のご返送がまだ弊社に届いていないようでしたので、念のためご確認をお願いできますでしょうか。検収書は納品時にお渡ししたほか、本メールにもPDFで添付しております。
月末の締め処理の都合上、〇月〇日（〇）までにご返送いただけますと幸いです。
すでにご発送済みでしたら、本メールはご放念ください。（署名）
内示や口頭で合意しているのに正式な発注書がまだ届かない場面では、手配の開始日と発注書の関係を書いておくと先方の担当者も社内手続きを急ぐ理由を説明しやすくなるでしょう。
件名：〇〇（案件名）発注書ご発行のお願い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△、営業担当の〇〇でございます。〇月〇日のお打ち合わせでは、〇〇のご発注について内示をいただき、ありがとうございました。
弊社では正式な発注書を受領した時点で製造の手配を始めております。ご希望の〇月〇日納品に間に合わせるには、〇月〇日（〇）までに発注書をお送りいただく必要がございます。
社内のお手続きの状況を、お分かりになる範囲で教えていただけますでしょうか。（署名）
先方は送ったつもりでいるかもしれない場面では、催促よりも「まだ届いていない」という事実の共有を前に出します。こちらの受信環境の問題である可能性にも触れておくと、相手の気持ちを損ねずに済みます。
件名：〇〇資料の受信状況についてのご確認
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△、営業担当の〇〇でございます。〇〇の資料について、〇月〇日ごろにお送りいただける旨を伺っておりました。
弊社の受信ボックスを確認したところ、現時点でまだ見当たらない状況です。もしすでにお送りいただいている場合、弊社側の受信設定で届いていない可能性もございます。
お手数ですが、送信日時をお知らせいただくか、再度お送りいただけますでしょうか。（署名）
1回目の催促にも返信がない場面です。件名に「再送」と入れて前回のメールを引用したうえで、メール以外の連絡方法も提案します。
件名：【再送】〇〇（案件名）についてご確認のお願い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△、営業担当の〇〇でございます。重ねてのご連絡となり恐縮です。
〇月〇日にお送りした下記のメールについて、改めてご確認をお願いしたくご連絡いたしました。〇〇の手配に関わるため、〇月〇日（〇）中にご回答をいただけますと大変助かります。
メールでのご返信が難しい状況でしたら、お電話でご状況を伺えればと存じますので、ご都合のよい時間帯をお知らせください。（署名）
（以下、〇月〇日にお送りしたメールを引用）
締め切りを過ぎてから送る催促では、期日を過ぎた事実と次の期日を落ち着いて伝えます。遅れを責める言葉は入れず、期日を過ぎたことで生じる影響を具体的に書いてください。
件名：〇〇ご回答のお願い（〇月〇日期限分）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△、営業担当の〇〇でございます。〇月〇日を期限としてお願いしていた〇〇のご回答について、ご状況を伺いたくご連絡いたしました。
お忙しい時期と存じますが、〇月〇日（〇）までにご回答いただけないでしょうか。こちらの日程を過ぎますと、〇月〇日の納品に間に合わない可能性がございます。
何卒よろしくお願いいたします。
（署名）
催促に応じて返信をもらったら、その日のうちにお礼を返しましょう。受け取った内容と次の予定を短く書き添えると、相手も対応した甲斐を感じられます。お礼メール全般の書き方はビジネスのお礼メールの例文で詳しく紹介しています。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△、営業担当の〇〇でございます。早速ご回答をいただき、ありがとうございます。
お忙しいなか、こちらの都合に合わせてご対応いただき大変助かりました。
いただいた内容で〇〇の手配を進め、〇月〇日（〇）に出荷予定日をご連絡いたします。今後も気になる点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
（署名）
請求や入金の催促は経理部門から送る会社も多いため、営業が送る場合は確認のお願いにとどめ、振込済みで行き違っている可能性を考えて配慮の一文を厚めに入れてください。
件名：〇月分ご請求のお振込みについてのご確認
株式会社〇〇
経理部 〇〇様毎々お世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇でございます。〇月〇日付でお送りした〇月分のご請求について、〇月〇日のお支払期日の時点で、弊社でのご入金確認ができておりません。
ご多用のところ恐縮ですが、お振込みの状況をご確認いただけますでしょうか。銀行の処理の都合で反映が遅れている場合や、すでにお手続きいただいている場合もあるかと存じます。
その際は本メールの内容をお気になさらないでください。（署名）
催促の回数を減らすには、最初の依頼メールの書き方を見直すのが近道です。期日とその理由、回答しやすい形の3つを最初の依頼メールの時点でそろえておけば、相手は迷わず対応できるうえにこちらも返信を待つ間に何度も確認する必要がなくなるはずです。
担当する取引先が多いと、どの依頼の返事がまだなのかを記憶だけで追うのは難しいものです。表計算ソフトやCRMに「依頼日・期日・返信の有無」を並べておくだけでも、催促の漏れはぐっと減るでしょう。それでも件数が増えるにつれて、期日前の確認を送る作業そのものが負担になっていきます。
依頼の管理や期日前の連絡を人の手だけで回しきれない場合は、AIに任せる方法もあります。返事を待っている取引先を要フォロー顧客として把握し、期日前の自動リマインド送信を支援する顧客対応AIエージェント「CIRCUS MyAgent」もその一つです。「CIRCUS MyAgent」の資料・先行モニターについては、資料ダウンロードページからご確認ください。
2回催促しても返信がないときは、メールにこだわらず連絡の手段と相手を変えて状況を確かめます。返信が来ない背景としては、次のようなパターンが考えられます。
| 考えられる背景 | 見極めの手がかり | 次の手 |
|---|---|---|
| 担当者の不在（出張・休暇・異動） | 自動返信や代表電話での案内 | 電話で在席を確認し、代わりの窓口を聞く |
| 社内での検討・承認の停滞 | 「確認します」の返事の後で連絡が途絶えた | 決裁の進み具合を電話で伺い、判断材料を追加で渡す |
| 優先度や関心の低下 | 別の案件では返信がある | 条件や提案内容を見直して改めて提案する |
| メールの埋もれ・不達 | 過去にも返信漏れがあった | 送信先を確認し、別のアドレスや電話で連絡する |
まずは電話で状況を伺い、担当者がつかまらない場合は関係部署の方や上長の方に「〇〇様にご確認をお願いしている件があります」と相談します。ただ、担当者に断りなく上の立場の方へ連絡すると、担当者の立場を損ねることにもなりかねません。事前にひと言伝えてから相談しましょう。
訪問の予定がある取引先であれば、メールで返事を待ち続けるよりもその場で担当者に状況を聞くほうが話は早く進みます。返信のない状態が長く続く案件では相手の検討時期そのものがずれている場合もあるため、いったん区切りをつけて時期を改めてからフォローの連絡を入れる判断も選択肢に入ります。
言い換え・件名・送る日数など、催促メールで迷いやすい点を短くまとめました。
「重ねてのご連絡となり恐縮ですが」「ご多忙のところ恐れ入りますが」などに言い換えられます。「催促」という言葉を使わずに相手の状況を気遣う形にすると、印象がやわらかくなります。
前回の依頼内容と期日を引用し、新しい期日を具体的にお願いする形が丁寧です。最後に行き違いへの配慮を一言添えると、相手を責める印象を避けられます。
「その後いかがでしょうか」「ご確認の状況をお聞かせいただけますと幸いです」のように、伺いの形にした表現が柔らかく伝わります。命令形や「至急」は避けたほうが無難です。
期日がある依頼は期日の翌営業日、期日のない返信待ちは2〜3営業日後が目安とされます。2回目は1回目から2〜3営業日あけて送るのが一般的です。
「〇〇（案件名）についてご確認のお願い」のように、案件名と要件が分かる件名にしましょう。2回目は頭に「再送」と付けて、前回と同じ依頼であることを示してください。
必要です。対応へのお礼に加えて受け取った内容と次の予定を短く返すと、相手も安心できます。
電話や訪問に切り替えて、担当者の不在や社内事情を確認します。担当者に連絡がつかないときは、事前に断りを入れたうえで関係部署の方に相談してください。
取引先への催促メールで押さえたいのは、次の4点です。
催促の前後に送るメールは、リマインドメールの例文やビジネスのお礼メールの例文もあわせてご覧ください。
返信待ちの取引先が多い場合は、「CIRCUS MyAgent」で要フォロー顧客を把握しておくと催促の漏れに気づきやすくなります。期日前の確認の連絡は自動リマインド送信に任せ、担当者は返事の中身を確かめることに時間を使えます。
取引先との関係を保ちながら案件を前に進めるために、返信待ちの案件から一つずつ例文を当てはめてみてください。