日程調整メールでは、件名に用件を入れ、本文で目的・所要時間・場所（またはオンライン）を示したうえで候補日時を3つ程度、曜日や時間帯をずらして挙げます。返信する側は候補から1つを選び、日時を復唱すると確定までの往復が減ります。
取引先との打ち合わせや訪問の日程を決めるとき、候補日をいくつ出すか、どこまで丁寧に返すかで手が止まることもあるでしょう。本記事では、取引先との打ち合わせ・訪問で使える日程調整メールの例文16シーンと、返信や日程変更の書き方を解説します。
目次
日程調整メールの骨組みは、件名・宛名と名乗り・目的・詳細・返信のお願い・結びの6つです。この順に並べるだけで、相手は何の打ち合わせで、いつまでに何を返せばよいかを一度で読み取れるはずです。
| 構成 | 書く内容の例 |
|---|---|
| 件名 | 〇〇（案件名）のお打ち合わせ日程のご相談 |
| 宛名・名乗り | 株式会社〇〇 〇〇様／日頃よりお世話になっております。株式会社△△営業部の〇〇です。 |
| 要旨（目的） | 〇〇の件で、お打ち合わせの機会をいただきたくご連絡いたしました。 |
| 詳細 | 候補日時・所要時間・場所（訪問かオンラインか）・参加者 |
| 返信のお願いと期限 | 〇月〇日（〇）までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。 |
| 結び・署名 | どうぞよろしくお願いいたします。（署名） |
件名には「何の打ち合わせの日程か」を入れます。「〇〇（案件名）のお打ち合わせ日程のご相談」「〇月の定例会の日程調整のお願い」のように案件名まで書けば、相手の受信箱でもほかのメールに埋もれません。返信するときは件名を変えずに続けましょう。やり取りが1つのスレッドにまとまり、どの候補日の話かを後から追いやすくなるはずです。
本文に入れたい項目は次のとおりです。
オンラインの場合、接続先のURLは日程が確定してから送る旨を書いておけば十分です。
候補日の数は3つ程度が目安とされます。少なすぎると相手の予定と合わず、多すぎると選ぶ手間が増えるためです。
同じ曜日の午前ばかりを並べると、その時間帯に定例会議がある相手にはすべて合いません。曜日も時間帯も散らして、たとえば「火曜の午前」「木曜の午後」「翌週月曜の夕方」のように並べれば、相手の予定のどこかに当てはまりやすくなります。
表記は「〇月〇日（〇）〇時〜〇時」の形にそろえてください。曜日を書き添えておけば、日付と曜日の食い違いにも気づけます。候補日は返信期限より後、少なくとも数営業日先から出すと、相手が社内の予定を確かめる時間を確保できます。
目上の相手に日程を決めさせるのは失礼ではないかと迷う方もいるでしょう。しかし、こちらから候補を出すことは、忙しい相手が自分の予定表を見返して空いている日時を一から考える手間を省く配慮でもあります。そのうえで「ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください」と添えれば、相手の都合を優先する姿勢も伝わります。
こちらから日程調整をお願いするときの例文を、取引先向けに8つの場面に分けてまとめました。案件名や日時の〇〇は、実際の内容に合わせて書き換えてください。
もっとも基本となる形です。目的・所要時間・場所を書いたうえで候補を3つ挙げ、最後に返信期限を添えておけば、相手は予定表を見ながらそのまま返信を書けます。
件名：〇〇（案件名）のお打ち合わせ日程のご相談
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。先日ご相談いただいた〇〇の件で、仕様の詳細を詰めるお打ち合わせの機会をいただけないでしょうか。
所要時間は1時間ほどを予定しており、貴社へ伺う形を考えております。下記の候補日時のうち、ご都合のよいものをお知らせください。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第3候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をいくつか挙げていただければ調整いたします。
恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
相手に選んでもらう形です。相手の都合を優先したいときは、期間と時間帯の目安だけを示して候補を挙げてもらいましょう。期間を区切らずに「ご都合のよい日をお知らせください」とだけ書くと、相手は考える範囲が広すぎて返信しにくくなるためです。
件名：〇〇運用についてのお打ち合わせ日程のご相談
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。〇〇の導入後の運用について、一度お打ち合わせの場を設けたいと考えております。
貴社のご都合を優先したく、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）の間で、ご都合のよい日時を2〜3つお知らせいただけますでしょうか。平日の〇時〜〇時であれば、弊社はおおむね対応できます。
お打ち合わせは1時間程度で、オンラインでも貴社への訪問でもかまいません。どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
こちらの事情で日程を1つしか出せないときは、その理由を書き、難しい場合の代わりの方法も用意しておきます。理由のない指定は一方的に見えかねません。
件名：〇〇試作品のご確認日程のご相談
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。〇〇の試作品が完成しましたので、実物をご確認いただく場を設けたくご連絡いたしました。
試作品は〇月〇日以降に別の評価工程へ回る予定のため、誠に勝手ながら〇月〇日（〇）〇時〜〇時でご都合はいかがでしょうか。この日程が難しい場合は、写真と評価データをお送りしたうえで、オンラインでご説明する形もご用意できます。
どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
訪問者と人数、所要時間と訪問の目的を明記します。現場での確認がある場合は立ち会いの担当者もあわせて尋ねておくと、当日の段取りがスムーズです。
件名：〇〇設備の点検結果ご報告のご訪問日程について
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。〇〇設備の定期点検の結果をご報告するため、貴社へ伺う日程をご相談させてください。
■訪問者：弊社営業〇〇、技術〇〇の2名
■所要時間：1時間30分ほど
■内容：点検結果のご報告と、交換部品のご提案ご都合のよい日時を、下記からお選びいただけますでしょうか。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜
第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜
第3候補：〇月〇日（〇）〇時〜現場での確認も予定しておりますので、立ち会いのご担当者様についてもお知らせいただけますと助かります。
（署名）
オンラインでは、相手が普段使っているWeb会議ツールを確認しておくと接続のトラブルを避けられます。URLは日時が確定してから送れば足ります。
件名：〇〇新機能のご説明（オンライン）日程のご相談
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。〇〇の新機能のご説明について、オンラインで30分ほどお時間をいただけないでしょうか。
候補は次の3つです。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第3候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時貴社で普段お使いのWeb会議ツールがございましたら、そちらに合わせます。
日時が決まりましたら、接続先のURLを改めてお送りいたします。どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
複数名が参加する打ち合わせでは、想定している出席者を先に示して、全員の都合がつく日時を窓口の方にまとめてもらいましょう。まとめるのが難しい場合に備え、こちらから各担当者へ直接連絡する選択肢も添えておくと親切です。
件名：〇〇プロジェクト キックオフ会議の日程調整のお願い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。〇〇プロジェクトのキックオフ会議について、関係者の皆様の日程を調整させていただきたく存じます。
■想定出席者：貴社 〇〇様、〇〇様、〇〇様／弊社 〇〇、〇〇
■所要時間：1時間
■場所：弊社会議室またはオンライン下記の候補のうち、皆様のご都合がつく日時を〇月〇日（〇）までにお知らせいただけますでしょうか。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第3候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時出席者のご都合をおまとめいただくのが難しい場合は、各ご担当者様へ弊社から直接ご連絡いたしますので、お申し付けください。
（署名）
確定の連絡です。日時・場所・参加者・議題を箇条書きで復唱し、変更が必要になった場合の連絡先まで書いておけば、相手はこのメールを当日まで手元に残しておくだけで済みます。
件名：〇〇お打ち合わせ日程確定のご連絡（〇月〇日）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。お打ち合わせの日程についてご調整いただき、ありがとうございました。
下記のとおり確定いたしましたので、ご連絡いたします。■日時：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
■場所：貴社〇〇ビル〇階 会議室
■出席者：貴社 〇〇様、〇〇様／弊社 〇〇、〇〇
■議題：〇〇の仕様のご確認、今後のスケジュール当日までに、お打ち合わせの資料をお送りいたします。
日程の変更が必要になった場合は、〇〇（電話番号）までご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
新しい候補を出し直し、それでも合わないときに備えて相手の希望を聞く一文も入れておくと安心です。
件名：Re: 〇〇（案件名）のお打ち合わせ日程のご相談
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。ご返信いただき、ありがとうございます。
先にお送りした候補日がいずれもご都合に合わなかったとのこと、承知いたしました。改めて、下記の日程ではいかがでしょうか。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第3候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時こちらの候補も難しいようでしたら、貴社のご都合のよい日時をお知らせください。
弊社で調整いたします。（署名）
取引先から候補日が届いたときは選んだ日時を本文で復唱して返すのが基本で、「1つ目の候補でお願いします」だけでは相手が元のメールを開き直さないと日時を確かめられません。返信の場面ごとに4つの例文を紹介します。
選んだ日時を書いて伝え、当日の場所や参加者の確認もこの返信で済ませておけば、確定までの往復を1回減らせます。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
いただいた候補のうち、〇月〇日（〇）〇時〜〇時でお願いいたします。当日は貴社〇〇ビルの受付に伺えばよろしいでしょうか。
弊社からは〇〇と私の2名で参加する予定です。どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
都合が合わないときはお詫びとともに代わりの候補を3つ程度添えておかないと、相手がもう一度候補を考え直さなければならず、調整の往復が増えかねません。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。日程の候補をお送りいただき、ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、いただいた日時はいずれも先約があり、伺うことが難しい状況です。せっかくご調整いただいたところ恐縮ですが、下記の日程でご都合はいかがでしょうか。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第3候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時こちらも合わない場合は、改めて候補をお知らせいただけますと助かります。
（署名）
こちらから候補を出して返しましょう。所要時間の見込みも書いておけば、相手は会議室を押さえやすくなります。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。お打ち合わせのご提案をいただき、ありがとうございます。
ぜひお時間をいただければと存じます。弊社の都合で恐縮ですが、下記のいずれかでお願いできますでしょうか。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第3候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時所要時間は1時間ほどと考えておりますが、長くなりそうでしたらお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
確定の連絡を受けたら調整へのお礼と当日の準備を短く伝えますが、お礼のメールに相手がさらに返信するとやり取りがいつまでも終わらなくなりがちです。「ご返信には及びません」と書き添えて、こちらで区切りをつけましょう。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。日程確定のご連絡をいただき、ありがとうございます。
お忙しいなか、何度もご調整いただき恐れ入ります。〇月〇日（〇）〇時に、貴社へ伺います。
当日は〇〇の資料をお持ちし、ご質問いただいていた〇〇についてもご説明いたします。ご返信には及びませんので、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
確定した日程を動かすときは、お詫び・理由・新しい候補日の3つをそろえます。取引先は社内の予定を調整したうえで時間を空けて待っているため、変更が分かった時点でできるだけ早く、遅くとも前日の営業時間内には連絡してください。
理由を簡潔に書いてお詫びし、新しい候補を挙げたうえで、最終的には相手の都合を優先すると伝えておきましょう。
件名：〇月〇日お打ち合わせの日程変更のお願い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。〇月〇日（〇）〇時にお約束しておりましたお打ち合わせについて、誠に申し訳ないお願いがございます。
弊社の〇〇が急きょ別件の対応で出張することになり、当日伺うことが難しくなりました。
こちらからお願いしておきながら、大変申し訳ございません。勝手ながら、下記の日程に変更いただくことはできますでしょうか。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第3候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時ご都合が合わない場合は、貴社のご希望を優先して調整いたします。
（署名）
相手から変更を頼まれたら、気にしなくてよいと伝える一文を入れ、新しい日時を復唱します。相手は恐縮しながら連絡してきているので、快く応じる書き方を心がけてください。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。日程変更のご連絡をありがとうございます。
変更の件、承知いたしました。どうぞお気になさらないでください。それでは、〇月〇日（〇）〇時〜〇時に変更いたします。
場所は前回お知らせしたとおり、弊社〇階の会議室です。当日お会いできるのを楽しみにしております。
（署名）
前日や当日の変更を、メールだけで済ませるのは避けましょう。先に電話でお詫びと事情を伝えたうえでメールを送り、新しい候補日を文面で残してください。
件名：本日のお打ち合わせ延期のお詫び
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。先ほどはお電話にて失礼いたしました。
本日〇時からのお打ち合わせにつきまして、直前のご連絡となり大変申し訳ございません。
移動に使う電車が運転を見合わせており、お約束の時間に伺えない見込みとなりました。ご迷惑をおかけしますが、改めて下記の日程でお時間をいただけないでしょうか。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜〇時お時間を空けてお待ちいただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
（署名）
日程調整で起きやすいのは、ダブルブッキングと返信待ちの放置です。次の点を確かめておきましょう。
| 注意点 | 理由 |
|---|---|
| 返信期限を書く | 候補日を押さえておく期間がはっきりする |
| 出した候補日は仮押さえしておく | 別の予定が入って二重に約束するのを防げる |
| 相手の営業時間内に送る | 深夜や休日の送信は、相手に急ぎの用件だと誤解されやすい |
| 確定後に議題と参加者を共有する | 当日の準備を両社でそろえられる |
返信期限を過ぎても連絡がない場合は、期限の翌営業日を目安に、もう一度確認のメールを送るのが一般的です。仮押さえしている候補日がいつまで有効かを添えると、相手も返信を急ぐ理由が分かるはずです。返信待ちが長引いたときの言い回しは、催促メールの例文で場面別に紹介しています。
件名：〇〇お打ち合わせ候補日のご確認
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様日頃よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の〇〇です。〇月〇日に、〇〇のお打ち合わせの候補日をお送りいたしました。
その後、ご都合はいかがでしょうか。候補日は弊社でも予定を押さえておりますが、〇月〇日（〇）を過ぎましたら、いったん別の予定に充てる場合がございます。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合をお知らせいただけますと幸いです。すでにご返信いただいておりましたら、失礼をお許しください。
（署名）
確定から当日まで日が空く場合は前日に日時・場所・接続先のURLを再送しておくと、相手の思い違いを防げるうえに当日の議題も改めて共有できます。送る時期の目安や前日以外の送り方は、リマインドメールの例文を参考にしてください。
初めての相手とのアポイントと違い、既存の取引先とは定例会や定期訪問、トラブル時の相談といった打ち合わせが年間を通じて何度も発生します。日程調整も1回ごとの作業ではなく、関係を続けるための段取りとして考えたほうがうまく進むでしょう。既存の取引先を定期的に回る働き方については、ルート営業とはで解説しています。
定例会や定期訪問では、打ち合わせの最後に次回の候補を決めてしまいましょう。メールでは確定の確認だけを送れば済むため、候補日を出して返信を待つ往復がなくなります。会議室の予約もその場で済ませておくと確実です。
日程調整のメールに前回の打ち合わせ内容と今回の議題を一言添えると、取引先の担当者は社内で時間を確保する理由を説明しやすくなります。決裁者や関係部署に同席してもらいたい場合は、なおさら議題を具体的に書いておきたいところです。
取引先の決算期や締め日、棚卸しの時期を把握しておけば、相手の負担が大きい時期を避けて候補を出せます。担当者が代わった直後であれば、挨拶を兼ねた訪問として日程を相談すると自然です。
担当する取引先が多いほど、日程調整のメールの往復は積み重なっていきます。株式会社ラクスが製造業の営業・マーケティング担当500名に行った「製造業における新規開拓・既存深耕の実態調査」（2025年）では、顧客とのアポイント調整を「面倒」と感じることがある人が約6割という結果でした。候補日を出して返信を待ち、確定を伝えて前日に念押しする流れは、取引先の数だけ繰り返されます。
ただし、取引先ごとの事情をくみ取りながら日程を詰めるやり取りそのものは、担当者の手元に残ったままです。
そのやり取りまでAIに任せたい場合は、顧客対応AIエージェントが選択肢になります。「CIRCUS MyAgent」は取引先とのアポイント調整を支援する顧客対応AIエージェントで、メールやカレンダーとつながって候補日のやり取りを支援します。「CIRCUS MyAgent」の資料・先行モニターについては、資料ダウンロードページからご確認ください。
日程調整のメールについて、取引先とのやり取りで迷いやすい8つの疑問を取り上げました。
目的・所要時間・場所を示し、候補日を3つ程度挙げて返信期限を添えます。全文は本記事の送る側の例文を参考にしてください。
候補日の提示から相手の選択、日時を復唱しての確定、前日のリマインドへと順に進めると往復が少なく済みます。返信のたびに件名を変えないことも、やり取りを追いやすくするコツです。
選んだ日時を復唱し、「〇月〇日（〇）〇時からでお願いいたします」と伝えます。当日の場所やURLの確認もあわせて書いておくと、やり取りが一度で済むこともあるでしょう。
日時・場所（オンラインならURL）・参加者・議題を箇条書きで示し、変更が必要になった場合の連絡先も添えておきましょう。
調整へのお礼と当日を楽しみにしている旨を短く伝えれば十分で、相手のお礼にさらに返信するかは関係性によりますが、こちらのお礼で締めるのが無難です。
3つ程度が目安とされます。少なすぎると予定が合わず、多すぎると相手が選びにくくなるためです。
返信期限の翌営業日を目安に、候補日を押さえている旨を添えて再確認しましょう。それでも返事がなければ、電話で確かめてください。
電話やチャット、カレンダーの共有でも調整できます。取引先が使い慣れた方法に合わせつつ、確定した日時や場所はメールで文面に残しておくと、後から見返せるので行き違いを防げます。
取引先との日程調整メールで押さえたいのは、次の4点です。
日程が決まった後の念押しまで任せたい場合は、「CIRCUS MyAgent」の自動リマインド送信が役立ちます。打ち合わせ前の連絡を担当者が一件ずつ書かなくても、取引先ごとに届けられる仕組みです。
取引先との打ち合わせをスムーズに決めるために、ぜひ本記事の例文を日々の日程調整に役立ててください。